Asana for Gmail: cos’è e come funziona l’integrazione con Gmail

Grazie all'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga.

Attraverso Gmail è adesso possibile creare task per i vari progetti, assegnare lavori, impostare scadenze e collaborare con gli altri utenti di Asana. In modo semplice e veloce, restando all'interno di Gmail, si potranno utilizzare le più importanti funzioni di Asana.

Che cos’è Asana for Gmail

Asana for Gmail è l’integrazione che collega Gmail ad Asana e permette di trasformare le conversazioni email in attività organizzate all’interno dei progetti. L’integrazione consente di creare, cercare, commentare e completare le attività direttamente da Gmail.

Gmail, un provider di servizi email, fa parte di Google Workspace, un insieme di strumenti di produttività e collaborazione che aiutano utenti singoli, team e aziende a tenere tutto sotto controllo. Asana è uno strumento di project management basato su cloud, progettato per semplificare la gestione dei progetti e migliorare la collaborazione tra i membri di un team.

Asana è un’app disponibile sia per smartphone che per pc che ti permette di gestire il tuo lavoro in ogni sua parte grazie ai tantissimi strumenti che ti mette a disposizione e lo puoi usare sia come una to-do list che come una vera e propria piattaforma di project management. È creata appositamente per aiutare le persone e i team (con team non intendo solo i dipendenti di una attività, ma anche libere professioniste che collaborano tra loro su progetti diversi) a organizzare, monitorare e gestire il proprio lavoro.

All’interno della piattaforma, il lavoro viene organizzato in progetti, che rappresentano gli obiettivi o le iniziative principali. Ogni progetto viene poi suddiviso in task e sottotask, consentendo di gestire anche le attività più complesse attraverso una serie di passi chiari e ben definiti.

Perché collegare Gmail e Asana

La tua giornata lavorativa è fatta di task e di to do list, ma spesso anche di lavori gestiti a caso perché sei mal organizzata (non è facile esserlo eh, precisiamo!), di e-mail che girano tra te e le persone con cui collabori, messaggi via WhatsApp e telefonate che più che mettere in ordine, creano caos. E caos significa che per fare una cosa devi cercare in ogni angolo del tuo pc o del tuo smartphone e il successo non è sempre garantito.

Asana è stato concepito con un obiettivo molto chiaro: eliminare la confusione generata dalle email e dai metodi di comunicazione tradizionali, sostituendoli con un sistema centralizzato e trasparente. Convertire le email in attività utili e facili da monitorare su Asana senza uscire dalla posta in arrivo di Gmail consente di mantenere il lavoro collegato alle informazioni da cui è partito.

Asana ci viene in aiuto proprio per aiutarci ad organizzare il lavoro di team ed evitare di bruciare scadenze, perdere o dimenticarsi di alcune task, ci aiuta ad organizzare al meglio il workflow, il flusso di lavoro e a guadagnare un sacco di tempo in più che potremmo dedicare ad altro, alle nostre passioni, amicizie, famiglia, ecc.

La comunicazione è centralizzata sul task stesso. I progressi sono visibili a tutto il team. Le attività vengono distribuite in maniera trasparente.

Che cosa si può fare con Asana for Gmail

Creare attività senza uscire dalla posta in arrivo

Grazie all'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Quando crei un’attività da un messaggio, il contenuto dell’email fornisce automaticamente il contesto necessario per capire l’origine del lavoro.

Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Una volta collegato Gmail ad Asana, potrai creare, cercare, commentare e completare le attività direttamente da Gmail.

Attraverso Gmail è adesso possibile creare task per i vari progetti, assegnare lavori, impostare scadenze e collaborare con gli altri utenti di Asana. Questo permette di passare da una richiesta ricevuta via email a un’attività assegnata, con una scadenza e un progetto di riferimento.

Cercare le attività di Asana mentre si scrive un’email

Devi fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

La ricerca direttamente dalla posta in arrivo evita di dover cambiare continuamente piattaforma per recuperare il contesto di un’attività. L’attività può essere individuata mentre si sta già lavorando alla relativa comunicazione email.

Commentare e completare le attività da Gmail

Che tu debba creare o cercare un'attività, puoi aggiungere i tuoi commenti o contrassegnarla come completata anche da Gmail, in questo modo non perderai le attività da svolgere nella tua posta in arrivo.

Su Asana potrai mandare messaggi specifici per ogni task. In questo modo la persona incaricata riceverà il tuo messaggio direttamente e proprio sulla task specifica.

Non servirà così mettere un contesto perché chi c’è dall’altra parte sa già a cosa ti stai riferendo. È anche possibile scambiare messaggi con tutto il team all’interno di un singolo progetto, in questo modo tutte le persone coinvolte saranno informate.

Sincronizzare una conversazione Gmail con un’attività

Sincronizza i messaggi esistenti e futuri all'interno di una conversazione Gmail con un'attività Asana appena creata. Man mano che la conversazione email procede, gli aggiornamenti vengono pubblicati automaticamente nell'attività Asana associata.

Man mano che la conversazione via email procede, gli aggiornamenti vengono pubblicati automaticamente nell'attività Asana associata, in modo che tutto il contesto rimanga vicino al lavoro.

Quando crei la nuova attività, seleziona la casella di controllo per Sincronizzare le future risposte a questa attività. In questo modo, le risposte successive della conversazione possono continuare a essere collegate all’attività creata in Asana.

Automatizzare l’invio di email con le regole

Automatizza i processi combinando le regole e Gmail. Rimuovi i colli di bottiglia inviando automaticamente email dal tuo account Gmail utilizzando le regole.

Combinare le regole con Gmail consente ai team di inviare automaticamente email da un account quando certi parametri del progetto vengono soddisfatti. I team possono passare dall'inviare manualmente le email al selezionare trigger che inviano automaticamente un'email ai destinatari selezionati.

In più su Asana, grazie a delle “regole” che imposti, le tue attività si potranno spostare da sole in automatico quando viene compiuta un’azione. Per esempio quando l’attività è compiuta e quindi la segno come fatta, posso farla spostare in una colonna specifica di tutte le attività finite.

Come funziona Asana dietro l’integrazione con Gmail

Su Asana (dopo aver creato l’account e lo spazio di lavoro del tuo team) potrai anche creare tutti i progetti che hai in corso (Cliente XYZ, Progetto “Nuovo sito per …”, To-do list mie task…) e ogni progetto è un’area di lavoro a sé.

Per ogni progetto infatti potrai aggiungere SOLO le persone del tuo team che sono direttamente collegate a quel progetto (quindi potrai anche creare dei progetti privati dove racchiudere le task del tuo lavoro che non incontrano l’interesse di altre persone. In questo modo eviterai di riempire di inutili input chi non c’entra niente.)

Quindi Asana, da questo momento in poi, funziona come una to-do list (sai creare a proposito, una to do list efficace?), ma con la differenza che tu potrai monitorare il flusso di lavoro di tutto il team, vedere l’avanzamento dei lavori, aggiungere o togliere task, dare delle scadenze e affidare ogni task ad un membro diverso del tuo team, per far sì che ognuna sappia cosa deve fare.

Ogni attività può essere assegnata a uno o più membri del team, completa di scadenze, priorità, descrizioni dettagliate e documenti allegati. Questo approccio riduce drasticamente il rischio di dimenticare compiti importanti o di sovrapporsi nel lavoro.

Il funzionamento di Asana ruota attorno a tre elementi principali: progetti, task e visualizzazioni.

Progetti: rappresentano l’obiettivo generale o il lavoro da organizzare.
Task: sono le singole attività da completare all’interno del progetto.
Sottotask: suddivisioni ulteriori dei task per gestire attività complesse.

A questi si aggiungono strumenti di supporto fondamentali:

Commenti e allegati sui task per migliorare la comunicazione
Tag e sezioni per categorizzare e ordinare il lavoro
Visualizzazioni multiple: lista, bacheca Kanban, cronogramma Gantt, calendario
Automazioni: per gestire operazioni ripetitive e migliorare l’efficienza
Integrazioni: collegamenti con Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, GitHub e tanti altri

Una delle caratteristiche che rende Asana particolarmente apprezzato è la possibilità di monitorare l’avanzamento dei progetti attraverso diverse modalità visive. Gli utenti possono scegliere di visualizzare il progresso sotto forma di liste tradizionali, bacheche Kanban, cronogrammi in stile Gantt o calendari, a seconda delle proprie preferenze operative e della complessità del progetto.

Come configurare Asana for Gmail

Per utilizzare l’integrazione è necessario installare l’add-on di Asana per Gmail e collegarlo all’account Asana.

Installa l'add-on Asana dal Google Workspace Marketplace
Accedi all'account Gmail associato al tuo account Asana
Su Gmail, apri un'email e clicca sull'Icona di Asana che appare sul pannello a destra (potrebbe essere necessario aggiornare la pagina del browser la prima volta che effettui l'accesso all'Add-on Asana per Gmail)
Una volta collegato Gmail ad Asana, potrai creare, cercare, commentare e completare le attività direttamente da Gmail

Dopo aver installato l'add-on Asana per Gmail di cui sopra, apri un'email su Gmail e clicca sul logo Asana nel pannello laterale. Accedi utilizzando i dettagli del tuo account Asana.

Dopo aver eseguito l'accesso, vedrai l'opzione per creare una nuova attività direttamente dall'email. Quando crei la nuova attività, seleziona la casella di controllo per Sincronizzare le future risposte a questa attività.

Come creare una task Asana da un’email

La creazione di una task parte dall’email che contiene la richiesta, le informazioni o il contesto del lavoro. Una volta aperto il messaggio, l’add-on permette di trasformare il contenuto della conversazione in un’attività del progetto scelto.

Inserisci ogni task (attività su Asana) a cui puoi aggiungere il collaboratore che se ne deve occupare e la data di scadenza della task (puoi anche aggiungere la data di inizio se la task non è una cosa breve o se impegnerà la persona per più giorni).

Per organizzare progetti con Asana, è fondamentale imparare a suddividere il lavoro in task specifici. Ogni attività deve essere chiaramente definita, con l’indicazione di cosa va fatto e in quali tempi.

Dopo aver creato i task principali, si procede con l’assegnazione dei compiti ai membri del team e l’impostazione delle scadenze. In questo modo, ogni partecipante conosce con precisione le proprie responsabilità e le priorità operative.

Come sincronizzare le risposte future

La sincronizzazione delle risposte future collega l’evoluzione della conversazione Gmail alla task Asana associata. Questa funzione è utile quando l’email continua con nuove risposte, chiarimenti o aggiornamenti che devono rimanere disponibili insieme al lavoro da svolgere.

Dopo aver installato l'add-on Asana per Gmail di cui sopra, apri un'email su Gmail e clicca sul logo Asana nel pannello laterale.
Accedi utilizzando i dettagli del tuo account Asana.
Dopo aver eseguito l'accesso, vedrai l'opzione per creare una nuova attività direttamente dall'email.
Quando crei la nuova attività, seleziona la casella di controllo per Sincronizzare le future risposte a questa attività.

Come configurare le regole di Asana con Gmail

Le regole permettono di associare un’azione automatica a determinati parametri del progetto. L’integrazione con Gmail consente di inviare automaticamente un’email quando viene soddisfatta una condizione definita nel flusso di lavoro.

Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un'integrazione delle regole.
Clicca su "Personalizza" nell'angolo in alto a destra.
Seleziona "Regole" e clicca su "Aggiungi".
Clicca su “Parti da zero”.
Clicca su "Esegui questa azione. "
Vai alla scheda "Azioni esterne" sul lato destro.
Seleziona "Invia Gmail".

Come usare Gmail e Asana nella collaborazione di team

Collaborare con altre persone significa spesso dovere fare interminabili riunioni di aggiornamento sui progetti in comune. Quindi ecco ancora cos’è Asana: quello strumento che ci (e ti) evita un sacco di riunioni inutili.

Quindi Asana, da questo momento in poi, funziona come una to-do list, ma con la differenza che tu potrai monitorare il flusso di lavoro di tutto il team, vedere l’avanzamento dei lavori, aggiungere o togliere task, dare delle scadenze e affidare ogni task ad un membro diverso del tuo team, per far sì che ognuna sappia cosa deve fare.

Se una task è conclusa, si mette un flag sull’attività e risulta completata. Tutte le persone nel progetto lo sapranno e potranno continuare il workflow senza perdere tempo.

È anche possibile scambiare messaggi con tutto il team all’interno di un singolo progetto, in questo modo tutte le persone coinvolte saranno informate. Ogni task permette di scambiare commenti, aggiornamenti e file allegati, riducendo drasticamente la necessità di email esterne e mantenendo tutte le comunicazioni centralizzate e facilmente consultabili.

Collaborare o anche delegare deve essere fatto bene, altrimenti il pericolo è di sentirsi frustrate e di perdere più tempo di quello che si dovrebbe guadagnare. Asana aiuta a risolvere alcuni problemi comuni nei contesti lavorativi moderni:

Disorganizzazione delle attività
Comunicazione inefficace tra membri del team
Difficoltà nel rispettare scadenze e priorità
Scarso monitoraggio dell’avanzamento dei progetti
Ripetitività e dispersione di compiti

Attività, sotto-attività e informazioni collegate

Una task è enorme e prevede delle sotto-attività. Ma su Asana anche qui problema risolto perché ogni attività può essere correlata innanzitutto da una bella descrizione quindi tutte le informazioni utili per svolgerla, i link ai file dove trovare il materiale, foto se servono, liste, ecc.

Ma, soprattutto, ogni attività può essere collegata a tante tante altre sotto-attività che possono essere anche loro “date” ad ogni singolo collaboratore con la sua data di scadenza specifica.

Un altro aspetto importante di come usare Asana è la gestione delle informazioni. Utilizzare etichette colorate e suddividere i task in sezioni tematiche permette di mantenere ordine all’interno dei progetti, facilitando la ricerca e la gestione delle attività in base alla categoria o allo stato di avanzamento.

Man mano che il lavoro procede, Asana consente di monitorare i progressi visualizzando il progetto tramite cronogrammi o calendari. Queste funzionalità danno una rappresentazione visiva chiara delle attività in corso, delle scadenze imminenti e dei task completati.

Vantaggi dell’integrazione tra Gmail e Asana

L’integrazione è utile perché riduce il passaggio manuale dalle email alle liste di attività e mantiene il contesto della comunicazione vicino al lavoro. I principali vantaggi dell’utilizzo di Asana sono:

risparmio di tempo
velocità di comunicazione
miglioramento delle comunicazioni
workflow più facili da gestire in team
scadenze rispettate più facilmente
task distribuite correttamente
nessuna dimenticanza di attività
integrazioni con gli strumenti più usati (Gmail per esempio, dove si può quindi creare un’attività direttamente da una email ricevuta).

L’utilizzo di Asana offre numerosi vantaggi concreti per la gestione del lavoro, sia individuale che di team:

Chiarezza organizzativa: tutti i compiti sono visualizzati in un unico spazio condiviso.
Collaborazione efficace: commenti sui task, assegnazione di attività, tracciamento delle responsabilità.
Adattabilità: può gestire sia piccoli progetti sia iniziative aziendali complesse.
Ampia personalizzazione: creazione di workflow su misura per ogni team.
Integrazione fluida: con altri strumenti di uso comune senza dover cambiare ecosistema digitale.
Automazione intelligente: riduce la ripetitività delle attività manuali con regole personalizzate.

Questi punti di forza rendono Asana uno strumento indispensabile per migliorare produttività, trasparenza e velocità nei progetti.

Limiti da considerare

L’integrazione con Gmail è più efficace quando il team definisce chiaramente quali email devono diventare attività, chi deve occuparsene e quali scadenze devono essere applicate. Senza una struttura iniziale, anche uno strumento centralizzato può diventare dispersivo.

Tuttavia, come ogni strumento, anche Asana presenta alcuni svantaggi da considerare:

Curva di apprendimento: per i principianti, le funzionalità più avanzate possono richiedere un po’ di tempo per essere assimilate.
Funzionalità avanzate a pagamento: molte opzioni interessanti, come automazioni complesse o reportistica dettagliata, sono disponibili solo nei piani premium.
Gestione complessità: nei progetti molto grandi, senza una corretta organizzazione iniziale, la gestione dei task può diventare dispersiva.

Con una formazione iniziale e una buona struttura dei progetti, comunque, questi limiti possono essere facilmente superati.

Chi può usare Asana for Gmail

Asana si rivolge a una grande varietà di figure professionali, tra cui:

Project manager che coordinano team complessi
Team di marketing che gestiscono campagne e contenuti
Sviluppatori e team di prodotto che organizzano roadmap di sviluppo
HR manager che pianificano onboarding e attività di formazione
Consulenti e freelance che devono gestire progetti per diversi clienti

Nel contesto professionale, Asana viene utilizzato in numerosi settori, grazie alla sua flessibilità e adattabilità. È uno strumento molto apprezzato nel marketing, dove consente di pianificare campagne, gestire calendari editoriali e coordinare il lancio di nuovi prodotti.

In ambito consulenziale, Asana permette di monitorare progetti per clienti diversi, mantenendo alta la visibilità su scadenze e deliverable. Anche nella gestione eventi trova ampio utilizzo, aiutando a seguire tutte le fasi organizzative, dalla prenotazione delle location alla gestione degli inviti.

In sintesi, chiunque lavori su progetti collaborativi o debba organizzare il proprio lavoro in modo efficiente può trarre enorme beneficio dall’uso di Asana.

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